Rola notariusza jest niezbędna w większości krajów w przypadku wielu ważnych wydarzeń życiowych, takich jak zakup nieruchomości, małżeństwa i rozwody, a także transakcje finansowe, takie jak dokumenty kredytowe i hipoteczne. Jest to nawet wymagane w przypadku międzynarodowych przelewów pieniężnych i niektórych dokumentów rządowych.

W krajach prawa cywilnego notariusze uwierzytelniają podpisy na dokumentach prawnych i dostarczają certyfikat autentyczności do dokumentu, który jest dołączony. Są oni również odpowiedzialni za poświadczanie kopii oficjalnych dokumentów, takich jak paszporty i akty urodzenia. Składają przysięgę, że będą przestrzegać prawa i często służą jako świadkowie w sprawach sądowych. Notariusze prowadzą również dzienniki, w których odnotowują swoje czynności i transakcje.

Zanim notariusz cokolwiek podpisze, weryfikuje tożsamość wszystkich sygnatariuszy, prosząc o okazanie aktualnego dokumentu tożsamości zawierającego zdjęcie, opis fizyczny i podpis, takiego jak prawo jazdy lub paszport. Następnie sprawdzają dokument ze stronami i zadają pytania, aby ustalić, czy wiedzą, co podpisują, czy są w stanie to zrobić swobodnie i bez przymusu oraz czy nie zmienili dokumentu w jakikolwiek sposób.

Notariusz może również zostać poproszony o poświadczenie, że dana osoba jest przy zdrowych zmysłach, dobrowolnie składa przysięgę i jest chętnym uczestnikiem transakcji. Wykracza to jednak poza zakres ich obowiązków. Jeśli podejrzewają, że dana osoba jest pijana, pod wpływem narkotyków lub w inny sposób niezdolna do złożenia takiego poświadczenia, muszą odmówić złożenia podpisu i przerwać czynność notarialną.